WordやExcelなどで作ったファイルをWordやExcelなどない人に見てもらうにはどうしたらいいか？プリンタなども持っていない場合もある。このような場合には、XPS形式で保存するといい。XPS形式というのは、マイクロソフト社が開発したもので、ＰＤＦと同様に配布可能なドキュメント形式のことである。
作成したアプリケーションソフトを持っていなくても、文章の体裁を保ったまま閲覧することができる。閲覧には、XPSビューアを利用するが、表示は、インターネットエクスプローラー上で行われるため追加ソフトは不要となる。
VistaやXPの場合、ダブルクリックするだけで表示可能。
【1】XPS Document Writerを選択する
文書を開いておき、通常の印刷「ファイル」メニュー→「印刷」を実行。「印刷」画面でプリンタの種類に「Microsoft XPS Document Writer」を選択する。
【2】相手のパソコンでXPS文書を開けるように設定
プリンタの選択の際に、「プロパティ」（ソフトによっては詳細設定をクリック。この画面で「XPSドキュメント」タブを開き、「XPSビューアを使って自動的にXPSドキュメントを開く」にチェックを入れ「OK」をクリック。プリンタの選択画面に戻って「OK」をクリック。
【3】保存先を指定
「ファイル名をつけて保存」画面が表示されるので保存先を指定して「ファイル名」を入力し、「保存」をクリック。
【4】インターネットエクスプローラーで開くことができる
保存されたXPSファイルをダブルクリックするとインターネットエクスプローラーが起動し、文書を閲覧できる。ワードやエクセルファイルがなくても文書やファイルを見てもらうことができる。
